Niniejsza informacja jest również dostępna w poniżej wymienionych wersjach językowych
Chiński (China)
Francuski (Canada France)
Niemiecki (Austria Germany Switzerland)
Włoski (Italy)
Apoński (Japan)
Malajski (Malaysia)
Polski (Poľand)
Portugalski (Portugal – Brazil)
Słowacki (Slovak Republic)
Hiszpański (Argentina Chile Colombia Mexico Spain)

W przypadku rozbieżności między wersją angielską a którymkolwiek tłumaczeniem niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych, znaczenie nadrzędne ma angielska wersja językowa niniejszej Informacji o ochronie danych osobowych.

Wprowadzenie, czyli kto gromadzi dane osobowe kandydata?

Poniżej opisano, w jaki sposób firma ww5 PLC, jej spółki powiązane, spółki zależne oraz spółki nowo nabyte („ww5”; „my”) chronią dane osobowe kandydata, które przetwarzają i którymi administrują („dane osobowe kandydata”; "dane kandydata"). Niniejsza informacja zawiera omówienie praw kandydata w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych, jeżeli dla potrzeb rozwoju kariery korzysta z internetowych zasobów ww5, kiedy ubiega się o zatrudnienie w ww5, jeżeli jest zainteresowany rekrutacją, jak również gdy podejmuje inne działania związane z podjęciem zatrudnienia i/lub uczestniczy w procesie wdrażania pracownika. Każda jednostka ww5 poza Unią Europejską będzie reprezentowana przez ww5 PLC.

Jakie dane osobowe gromadzi ww5?

Rodzaj informacji, których podania wymaga ww5 oraz sposób, w jaki dane są gromadzone i wartościowane zależy od lokalnych wymagań w kraju, w którym zlokalizowane jest dane stanowisko, a nie kraju, w którym kandydat przebywa.

ww5 gromadzi następujące kategorie danych:

• Dane personalne;
• Dane, których podanie jest wymagane w procesie rekrutacji, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo;
• Dane podawane w życiorysach/CV, listach motywacyjnych, próbach pisemnych lub innych materiałach pisemnych (w tym zdjęcia i filmy);
• Dane generowane przez osoby prowadzące rozmowy wstępne i rekruterów na podstawie ich interakcji z kandydatem lub w oparciu o proste wyszukiwania w Internecie, jeśli zezwala na to obowiązujące prawo;
• Dane dostarczone przez zewnętrzne firmy pośredniczące, rekrutacyjne lub strony internetowe do poszukiwania pracy, w stosownych przypadkach;
• Zdjęcia oraz obrazy/nagrania audio/nagrania zarejestrowane w systemach telewizji przemysłowej lub innych systemach rejestracji obrazu podczas wizyty w naszym biurze lub w trakcie spotkań rekrutacyjnych lub nagrania wideo z rozmów rekrutacyjnych;
• Rekomendacje przekazane przez inne osoby a dotyczące kandydata;
• Dokumentacja wymagana zgodnie z przepisami imigracyjnymi;
• Dane dotyczące wcześniejszego zatrudnienia, wykształcenia oraz, w stosownych przypadkach, historii kredytowej, karalności lub inne dane ujawnione podczas dokładnego sprawdzania życiorysu zawodowego kandydata (background screening);
• Dane na temat zdrowia lub niepełnosprawności, o ile ma to znaczenie dla zdolności lub dyspozycyjności do pracy lub miejsca zakwaterowania w miejscu pracy, z zastrzeżeniem ograniczeń prawnych co do okresu gromadzenia takich danych oraz innych mających zastosowanie ograniczeń.
• Dane dotyczące rasy, pochodzenia etnicznego, religii, niepełnosprawności, orientacji seksualnej i tożsamości płciowej, statusu wojskowego lub statusu weterana, do celów sprawozdawczości na rzecz jednostek rządowych, o ile jest to wymagane, a także w celu wspierania celów ww5 w zakresie różnorodności, oceny skuteczności firmowej polityki równych szans oraz promowania najlepszych praktyk w zakresie różnorodności.
• Dane wygenerowane w wyniku udziału kandydata w testach psychologicznych, technicznych lub behawioralnych. Więcej informacji na temat charakteru takich ocen kandydat otrzymuje przed przystąpieniem do takich testów.

Jednym ze sposobów gromadzenia informacji jest korzystanie z plików cookie. Są to niewielkie pliki zawierające informacje pozwalające na zapisywanie i odtwarzanie informacji o wizytach kandydata w naszych narzędziach oraz na naszych stornach internetowych. W celu uzyskania szczegółowych informacji należy zapoznać się z obowiązującą w ww5 polityką cookies.

Kandydat nie ma obowiązku udzielania ww5 jakichkolwiek wymaganych informacji, jednak ich nieudzielenie może mieć skutek w postaci przerwania procesu rekrutacji na stanowisko, o które się ubiega.

Poprzez dostarczenie informacji na swój temat kandydat potwierdza, że wszelkie jego oświadczenia są prawdziwe i poprawne, zgodnie z jego najlepszą wiedzą i przekonaniem oraz, że nie pominął świadomie żadnych mających związek negatywnych informacji. Dostarczenie jakichkolwiek nieprawdziwych informacji może zdyskwalifikować kandydata.

Dlaczego i na jakiej podstawie ww5 przetwarza dane osobowe kandydata?

ww5 wykorzystuje dane osobowe kandydata w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

W przypadkach, w których powyższa tabela wskazujenasze uzasadnione interesy jako podstawę dla określonego celu przetwarzania danych, bierzemy również pod uwagę potencjalne interesy, podstawowe prawa i wolności kandydata oraz to, czy mogą one zostać dotknięte naszymi czynnościami przetwarzania. Zrównoważyliśmy interesy, prawa i wolności kandydata z naszymi interesami, uwzględniając cele przetwarzania, bezpieczeństwo danych kandydata oraz naszą aktualną relację z kandydatem. W oparciu o test równowagi oraz dzięki naszym staraniom, aby informować kandydata w sposób transparentny o czynnościach przetwarzania, w naszej opinii, przetwarzanie danych kandydata nie ma istotnego wpływu na jego interesy, prawa i wolności. Skontaktuj się z nami, jeżeli zechcesz uzyskać więcej informacji na temat wykonanego przez nas testu równowagi.

Przetwarzamy dane osobowe kandydata w celach wskazanych w tabeli powyżej na podstawie jego uprzedniej zgody, w zakresie, w jakim zgoda taka jest obowiązkowa zgodnie z obowiązującym prawem.

W zakresie, w jakim kandydat jest proszony o zaakceptowanie niniejszej informacji w jednym z naszych narzędzi, taka akceptacja jest uważana za zgodę kandydata na przetwarzanie danych osobowych, wyłącznie w krajach, gdzie taka zgoda jest obowiązkowa. W pozostałych krajach, kliknięcie przycisku akceptuj/zgadzam się, jest uważana za przyjęcie niniejszej informacji do wiadomości.

ww5 nie wykorzystuje danych osobowych kandydata w celach niezgodnych z celami wymienionymi w niniejszej Informacji o Ochronie Danych Osobowych, chyba że jest to wymagane lub dozwolone prawem, lub jest w żywotnym interesie kandydata (np. w nagłym przypadku wymagającym natychmiastowej pomocy medycznej).

Z jakich źródeł ww5 pozyskuje dane osobowe kandydata?

ww5 może pozyskiwać dane o kandydacie z następujących źródeł:

• od kandydata, jeżeli dostarcza swój życiorys lub inne informacje online;
• od innych spółek powiązanych ww5;
• z rozmów z osobami rekrutującymi oraz rozmów kwalifikacyjnych z zatrudniającymi kierownikami oraz innym personelem lub przedstawicielami ww5, przy czym niektóre z tych rozmów mogą być nagrywane, jak również z poszukiwań w Internecie, jakie mogą prowadzić te osoby (o ile jest to dozwolone przez obowiązujące prawo), dane mogą również pochodzić z portali internetowych dedykowanych poszukiwaniu pracy lub stron poświęconych networkingowi zawodowemu (np.: monster.com, LinkedIn, etc.), na których kandydat publicznie udostępnił swoje dane;
• od wcześniejszych pracodawców;
• z mediów społecznościowych (o ile jest to dozwolone przez obowiązujące prawo);
• z zewnętrznych firm rekrutacyjnych, agencji zatrudnienia pracowników lub witryn internetowych, przez które można skontaktować się z firmą ww5. ww5 nie przyjmuje od zewnętrznych agencji rekrutacyjnych niezamówionych CV, jednak czasami korzysta z takich agencji w oparciu o pisemne umowy. Każdy życiorys lub inne informacje o kandydacie przesłane poza ustalonymi wytycznymi dotyczącymi zgłaszania kandydatów (w tym za pośrednictwem strony internetowej Kariera lub w korespondencji elektronicznej do pracownika ww5) bez pisemnej zgody, są uważane za dostarczone do użytku przez ww5, a w przypadku zatrudnienia kandydata przez ww5, nie stanowią przedmiotu żadnej opłaty; oraz
• z wywiadu środowiskowego (background check), stosownie do przypadku. W zakresie dozwolonym prawem, ww5 może kontaktować się z osobami trzecimi w celu przeprowadzenia tzw. background screeningu przed zatrudnieniem. Treść informacji pozyskiwanych w wyniku wywiadu środowiskowego różni się w zależności od kraju, aby zapewniać zgodność z wymaganiami lokalnymi, jednak może obejmować informacje z publicznie dostępnych źródeł, od wcześniejszych pracodawców lub współpracowników kandydata, ze szkół, do których kandydat uczęszczał, biur informacji kredytowej oraz rejestrów karnych. Kandydat otrzymuje szczegółowe informacje odnośnie charakteru weryfikacji przed jej rozpoczęciem. W przypadkach, gdy jest to wymagane stosownym prawem lokalnym, kandydat może być poproszony o udzielenie specyficznych informacji dla potrzeb wywiadu środowiskowego, (które mogą obejmować dane wrażliwe) bezpośrednio ww5.

Kto ma dostęp do danych osobowych kandydata? Gdzie są przechowywane?

Ogólnie, dostęp do danych osobowych kandydata jest ograniczony w celu zminimalizowania liczby osób w ramach globalnej organizacji ww5, którym dostęp ten jest potrzebny do celów opisanych w niniejszej Informacji o Ochronie Danych Osobowych, a wśród których mogą być potencjalni przyszli przełożeni oraz wyznaczone przez nich osoby, personel działów HR, IT, Compliance, Marketing, Legal, Finance and Accounting oraz Internal Audit.

Jako organizacja o charakterze globalnym posiadająca systemy informatyczne o globalnym zasięgu, ww5 może przekazywać dane osobowe kandydata innym jednostkom ww5 w ramach ogólnoświatowej organizacji ww5. ww5 posiada polityki wewnętrzne mające na celu zapewnianie równego poziomu ochrony danych osobowych w ramach całej organizacji ww5. Wszelkie transfery danych osobowych kandydata do innych jednostek ww5 (w tym transfery z państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) poza ten obszar) regulują obowiązujące w ww5 wiążące reguły korporacyjne, (których kopia znajduje się tutaj).

Ponadto, w razie potrzeby, ww5 może przekazywać dane osobowe kandydata osobom trzecim, takim jak zewnętrzni dostawcy usług oraz organy władzy publicznej. Przed takim przekazaniem, ww5 podejmuje działania w celu ochrony danych osobowych kandydata. Oczekuje się oraz wymaga się, aby wszyscy dostawcy usług oraz profesjonalni doradcy, którym przekazywane są dane osobowe kandydata, zapewniali poufność i ochronę danych osobowych kandydata. Osoby te mogą wykorzystywać dane osobowe kandydata zgodnie ze stosownym prawem o ochronie danych osobowych.

Kategorie osób trzecich, które mogą mieć dostęp do danych osobowych kandydata: 

•  Rekruterzy pracujący na rzecz ww5 w kraju, gdzie zlokalizowane jest stanowisko, o które ubiega się kandydat. Osoby takie mogą być zlokalizowane w innym kraju;
• Osoby odpowiedzialne za proces rekrutacji oraz inne osoby przeprowadzające rozmowy kwalifikacyjne. Często znajdują się w kraju, gdzie zlokalizowane jest dane stanowisko, ale w niektórych przypadkach mogą znajdować się w innych krajach;
• Członkowie zespołów Talent Management oraz Talent Connection lub innych zespołów w ww5, w skład których wchodzą osoby zlokalizowane w różnych krajach;
• Osoby pełniące funkcje administracyjne oraz zapewniające wsparcie informatyczne;
• Upoważniony personel dostawców usług, w tym takich jak:
  • Firmy udostępniające i wspierające system pozyskiwania talentów ww5, łączenia talentów lub inne podobne systemy związane z zatrudnianiem / rekrutacją / zarządzaniem talentami / HR;
  • Firmy organizujące / zarządzające rozmowami wirtualnymi / online, co może obejmować nagrywanie rozmów kwalifikacyjnych, jeżeli ich prowadzenie na żywo nie jest możliwe;
  • Firmy świadczące usługi analityczne w celu wsparcia/optymalizacji procesu selekcji i pozyskiwania kandydatów w celu ich wyszukania i zatrudnienia (zawsze z zastrzeżeniem ostatecznej decyzji, która jest podejmowania przez człowieka);
  • Firmy wysyłające ankiety dotyczące informacji zwrotnych na temat rekrutacji do kandydatów, którzy aplikowali na otwarte ogłoszenia o pracę;
  • Firmy zatrudnione do przeprowadzania background screeningu, w zależności od przypadku. Mogą mieć siedziby w innym kraju i mogą pozyskiwać dane z innych krajów, gdzie kandydat zamieszkiwał, pracował lub studiował, zależnie od tego, co może być istotne dla weryfikacji. Kandydat otrzymuje szczegółowe informacje odnośnie weryfikacji przed jej rozpoczęciem;
  • Firmy zatrudnione, aby wspierać ww5 w przeprowadzaniu testów psychologicznych, technicznych lub behawioralnych; oraz inni dostawcy usług rekrutacyjnych, wdrożeniowych lub kadrowych na rzecz ww5.
• Urzędnicy rządowi w miejscach, gdzie istnieją prawne wymogi w zakresie sprawozdawczości, organy ścigania lub osoby prywatne będące stronami procesach, działające na podstawie prawomocnego wyroku sądowego (nakazu sądowego, wezwania lub postanowienia sądu); oraz
• Osoby trzecie w związku z jakąkolwiek planowaną lub faktyczną reorganizacją, fuzją, sprzedażą, joint venture, cesją, transferem lub innego rodzaju zbyciem całości lub części przedsiębiorstwa, aktywów lub udziałów ww5 (w tym w związku z upadłością lub innym podobnym postępowaniem).
• Osoby trzecie w związku z planowanym lub faktycznym projektem klienta, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo.

Jeżeli kandydat nie został poinformowany inaczej, wszelkie czynności przekazywania jego danych osobowych z Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) do osób trzecich w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym opierają się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym państwie lub są regulowane przez standardowe klauzule umowne UE, (których kopię można uzyskać pod adresem dataprivacyofficer@ww5.com). Wszelkie inne czynności przekazywania danych osobowych kandydata na poziomie międzynarodowym, niepochodzące z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, odbywają się zgodnie z odpowiednimi mechanizmami oraz przy zachowaniu adekwatnych środków bezpieczeństwa w zakresie przekazywania danych osobowych na poziomie międzynarodowym. W zakresie, w jakim zgoda kandydata jest wymagana w jego kraju na przesłanie danych osobowych kandydata z jego kraju do innego kraju lub do osoby trzeciej, zgoda kandydata z naszym oświadczeniem o ochronie danych osobowych jest traktowana jako zgoda kandydata na przekazanie jego danych osobowych do takiego kraju i/lub osoby trzeciej.

Jak długo ww5 przechowuje dane osobowe kandydata?

W razie otrzymania i przyjęcia przez kandydata oferty zatrudnienia w ww5, dane osobowe zgromadzone w okresie przed zatrudnieniem stają się częścią jego akt osobowych w ww5 i są przechowywane przez cały okres, jak również przez określony czas po zakończeniu zatrudnienia w ww5. Jeżeli nie dojdzie do zatrudnienia, ww5 może mimo to nadal przechowywać dane osobowe kandydata zgromadzone w procesie rekrutacyjnym i wykorzystywać je w celach związanych z rekrutacją na nowe stanowiska, a w stosownych przypadkach, odnosić się do wcześniejszych aplikacji, w razie ponownego dostarczenia do ww5 życiorysu lub innych informacji w przyszłości, jak również w celach systemowego wyszukiwania i analizy kandydatów pod kątem zaproszenia do uczestnictwa w programie ww5 Talent Connection lub innych podobnych programach ww5.

ww5 określa czas przechowywania danych osobowych kandydata w oparciu o następujące kryteria:

• ww5 przechowuje dane osobowe kandydata przez taki okres, w jakim firma pozostaje z nim w bieżącej relacji;
• ww5 przechowuje dane osobowe kandydata tak długo, na ile zezwala na to stosowne prawo, aby dopasować je do stanowisk, na które może być prowadzony nabór w przyszłości i o których kandydat może być przez ww5 poinformowany;
• ww5 przechowuje dane osobowe kandydata, jeżeli wymagają tego przepisy prawne, którym podlega;
• ww5 przechowuje dane osobowe kandydata w przypadku, gdy jest to zalecane w celu zabezpieczenia lub poprawy sytuacji prawnej ww5 (na przykład, w związku z postępowaniem w sprawie przedawnienia, postępowaniem sądowym, lub dochodzeniem regulacyjnym).

W jaki sposób ww5 zabezpiecza dane osobowe kandydata?

ww5 stosuje organizacyjne, fizyczne oraz techniczne środki ochrony wobec wszystkich danych osobowych będących w naszym posiadaniu. Posiadamy protokoły, mechanizmy kontrolne i odpowiednie polityki, procedury i wytyczne pozwalające je utrzymać, z uwzględnieniem ryzyk związanych z kategoriami danych osobowych i przetwarzaniem, którego się podejmujemy.
Aby chronić dane osobowe kandydata, stosujemy wiodące na rynku środki bezpieczeństwa. Obejmuje to (między innymi):

• Posiadanie certyfikatu ISO27001, potwierdzającego, że przestrzegamy wysokich i surowych standardów bezpieczeństwa informacji. Jest to standard bezpieczeństwa przyznawany przez British Standards Institution („BSI”) służący jako międzynarodowy certyfikat potwierdzający przestrzegane przez ww5 najwyższych i najsurowszych standardów. Jest to jedyny międzynarodowy standard podlegający audytowi, określający wymagania dotyczące Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji („Information Security Management System/ISMS”) i potwierdzający, że ww5 posiada procesy i mechanizmy kontroli bezpieczeństwa zapewniające skuteczne ramy ochrony informacji naszych klientów oraz naszych własnych informacji.
• Posiadanie globalnego programu Ochrony Danych Klientów („Client Data Protection/CDP”), który reguluje zarządzanie powierzonymi nam informacjami o klientach i systemami.
• Wykonywanie regularnych testów penetracyjnych przez zewnętrznego dostawcę, które pokazują siłę naszych zabezpieczeń technicznych.

Jakie prawa przysługują kandydatowi w zakresie przetwarzania danych osobowych?

Kandydatowi przysługują następujące prawa (w okolicznościach i na warunkach, jak również z zastrzeżeniem wyjątków, określonych w obowiązujących przepisach):

• żądanie dostępu do danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania dostępu do dotyczących kandydata danych osobowych, które przetwarza ww5, jak również do niektórych informacji na temat samego przetwarzania;
• żądanie sprostowania danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania sprostowania lub uzupełnienia jakichkolwiek dotyczących kandydata danych osobowych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• żądanie usunięcia danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania usunięcia dotyczących kandydata danych osobowych, w tym w przypadku, kiedy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane;
• wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania, aby ww5 zaprzestała przetwarzania danych osobowych dotyczących kandydata;
• żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania, aby ww5 przetwarzała dotyczące kandydata dane osobowe w ograniczonych okolicznościach, w tym za zgodą kandydata;
• żądanie kopii lub przeniesienia danych osobowych kandydata: prawo upoważnia do żądania otrzymania kopii danych osobowych, które zostały przez kandydata dostarczone do ww5.

W zakresie, w jakim przetwarzanie dotyczących kandydata danych osobowych odbywa się na podstawie jego zgody, kandydat ma prawo wycofać taką zgodę w dowolnym momencie kontaktując się z inspektorem ochrony danych w ww5 pod adresem dataprivacyofficer@ww5.com. Należy zwrócić uwagę, że nie ma to wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przez ww5 danych osobowych uzyskanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem, lub prawo ww5 do kontunuowania części przetwarzania w oparciu o inne podstawy prawne niż zgoda kandydata.

Jeżeli, pomimo zaangażowania i wysiłków ww5 wkładanych w ochronę danych osobowych kandydata, w opinii kandydata, przysługujące mu prawa w zakresie ochrony danych zostały naruszone, zachęcamy i zapraszamy osoby, aby w pierwszej kolejności zgłosiły się do ww5 w celu rozwiązania problemu. Kandydat ma prawo w dowolnym momencie wnieść skargę do organu nadzorczego lub wnieść skargę wobec ww5 do właściwego sądu (zarówno w państwie zamieszkania, państwie, gdzie odbywa się praca lub w państwie, gdzie według Pracownika, prawo o ochronie danych zostało naruszone).

Skontaktuj się z namiw celu wykonania swoich praw. Można również skontaktować się z ww5 jako administratorem danych osobowych za pośrednictwem naszego Inspektora Ochrony Danych (najlepiej elektronicznie) lub pocztą, z wyraźnym zaznaczeniem, że korespondencja jest kierowana do Inspektora Ochrony Danych, na adres: ww5 Limited Dublin, 1 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland.